Política de protección de Datos
DATOS DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
| Razón Social | LEASEIN SAS |
| Número de Identificación Tributaria | 901720315 |
| Dirección Domicilio | CALLE 67 52-20 TORRE A, PISO 4 , MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA |
| Teléfono | +57 305 475 8114 |
| Correo Electrónico | [email protected] |
| Página Web | leasein.co |
¿QUIÉNES SOMOS?
LEASEIN SAS es una empresa colombiana especializada en servicios de alquiler de equipos para el procesamiento de la información, que incluye soporte y consultoría.
I. APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO
La presente política tiene como objetivo regular el manejo de la información y los datos personales de los visitantes, clientes, proveedores y empleados. Al mismo tiempo, busca informar y proteger los derechos que estas personas tienen respecto a la empresa, permitiéndoles conocer y/o solicitar la actualización, corrección o eliminación de la información almacenada en las bases de datos que contiene datos personales. Esta política se aplicará en todos los canales de comunicación, promoción y publicidad establecidos por la compañía para estos fines.
Nuestra Política de Privacidad ha sido creada para adherirnos, mediante la autorregulación, a un tratamiento de datos personales que respete todos los derechos y garantías en términos de privacidad de los titulares de los datos personales que tratamos. Esto se realiza dentro del marco legal y con respaldo constitucional, tal como se establece en el artículo 15 de nuestra Constitución, donde se reconoce el derecho constitucional a la protección de los datos personales. Asimismo, se ajusta a la normativa legal, como la Ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, que actualmente se encuentran en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015 del sector Comercio, Industria y Turismo, los cuales desarrollan el marco general de protección de datos en Colombia.
II. DEFINICIONES:
Los individuos que son titulares de datos personales, de acuerdo con los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013 y el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de Protección de Datos (LEPD), tienen derechos que pueden ejercer con respecto al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos pueden ser ejercidos por las siguientes personas: 1. El titular, quien debe verificar su identidad de manera suficiente a través de los diversos medios que el Responsable del tratamiento le ponga a disposición. 2. Sus causahabientes, quienes deben demostrar tal calidad. 3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro y para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes serán ejercidos por las personas facultadas para representarlos. Los derechos que los titulares tienen con respecto al tratamiento de sus datos personales son los siguientes: - Derecho de acceso o consulta: El titular tiene el derecho de ser informado por el Responsable del tratamiento, previa solicitud, acerca del origen, uso y finalidad que se ha dado a sus datos personales. - Derechos de quejas y reclamos: La ley distingue cuatro tipos de reclamos: 1) Reclamo de corrección: Derecho del titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2) Reclamo de supresión: Derecho del titular a que se eliminen los datos inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 3) Reclamo de revocación: Derecho del titular a anular la autorización previamente otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Reclamo de infracción: Derecho del titular a solicitar la corrección del incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos. - Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, excepto cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento según lo previsto en el artículo 10 de la LEPD. - Derecho a presentar quejas por infracciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio: El titular o causahabiente sólo podrá presentar esta queja después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
III. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Bases de datos de visitantes, clientes y proveedores: La información recopilada a partir de los datos personales proporcionados por nuestros visitantes, clientes y proveedores se utilizará en diversas actividades, que incluyen: 1. Envío de información sobre novedades en servicios, programas y capacitaciones de la compañía y/o de la industria. 2. Informar sobre campañas publicitarias, informativas o promocionales. 3. Realizar estudios de mercado sobre tendencias y hábitos de consumo. 4. Evaluar la calidad de nuestros servicios y el nivel de satisfacción de los clientes. 5. Realizar actividades de promoción, mercadeo o publicidad, directamente o a través de la casa matriz, agencias, filiales y/o subsidiarias, así como empresas de terceros aliados de negocios. 6. Anunciar programas o campañas de fidelización con beneficios. 7. Transmitir y/o transferir datos personales a la casa matriz, agencias, filiales y/o subsidiarias, o terceros aliados vinculados mediante relaciones comerciales a nivel nacional o internacional. 8. Realizar todas las actividades que sean acordes con el objeto de la sociedad y que sean idóneas para ejecutar actividades de mercadeo y publicidad. Estas actividades podrán llevarse a cabo a través de medios como correo físico, electrónico, mensajes de texto vía celular (SMS/MMS) u otros medios tecnológicos de comunicación. La aceptación de esta Política de Tratamiento de datos por parte de los titulares implica la autorización para el tratamiento total o parcial de los datos, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros países, con el propósito de ejecutar actividades relacionadas con productos adquiridos, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de actividades delictivas, así como el funcionamiento de programas de lealtad y fidelidad. Empleados: La información recopilada se utiliza para analizar, evaluar y seleccionar al personal que laborará en la compañía. El empleado autoriza a LEASEIN SAS para tratar sus datos personales durante la relación laboral y después de su terminación, siempre y cuando exista un deber de conservación legal o contractual por parte de LEASEIN SAS. La autorización otorgada por el empleado se ajusta a lo establecido en la Política de Protección de Datos Personales, conforme a la ley 1581 de 2012. Cualquier acción no autorizada que implique daño, destrucción, alteración o acceso indebido a datos informáticos puede ser penalmente denunciada. El incumplimiento de estas políticas puede constituir una falta grave, llevando a la suspensión o terminación del contrato laboral, sin perjuicio de los derechos de Habeas Data que el empleado pueda ejercer, con excepciones según lo establecido por la ley.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos de LEASEIN SAS, según lo establecido por la Ley y sus decretos, cuentan con los siguientes derechos: a) Derecho de Conocer, Actualizar y Rectificar: Los titulares tienen el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho puede ser ejercido en casos donde los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o cuando el tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Derecho a Solicitar Prueba de Autorización: Los titulares tienen el derecho de solicitar prueba de la autorización otorgada a LEASEIN SAS , a menos que expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, según lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Derecho a Ser Informado: Los titulares tienen el derecho de ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales por parte de LEASEIN SAS o el encargado del tratamiento, previa solicitud. d) Derecho de Revocación y Supresión: A través de un reclamo conforme al Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares pueden solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato personal. Esto aplica cuando el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o en cualquier momento si el titular no tiene el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de LEASEIN SAS. El procedimiento para esto se encuentra detallado en el numeral IV de la presente Política. e) Derecho de Acceso Gratuito: Los titulares tienen el derecho de acceder de forma gratuita, al menos una vez al mes, a sus datos personales que han sido objeto de tratamiento. Estos derechos proporcionan a los titulares un control significativo sobre sus datos personales y garantizan que se respeten sus derechos y privacidad en el tratamiento de la información por parte de LEASEIN SAS.
V. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Derecho de Consulta: LEASEIN SAS garantiza el derecho de consulta, proporcionando a las personas que ejerzan este derecho toda la información contenida en su registro individual o vinculada a la identificación del titular. Las solicitudes de consulta pueden dirigirse a la dirección de correo electrónico: [email protected] Independientemente del mecanismo utilizado, las solicitudes de consulta serán atendidas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción. En caso de no ser posible atender la consulta en este plazo, se informará al interesado antes de los 10 días, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha máxima para atender la consulta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles después del vencimiento del primer plazo. Derecho de Reclamo: Se garantiza el derecho de reclamo a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión de datos, o cuando se perciba el presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y otras normas aplicables. El proceso para el trámite de reclamos se rige por las siguientes reglas: 1. Si el reclamo recibido carece de información completa para su tramitación, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si no se recibe la información requerida en dos (2) meses, se entenderá que el solicitante desiste del reclamo. 2. Si LEASEIN SAS recibe un reclamo dirigido a otra organización, se dará traslado a la entidad correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, informando al reclamante sobre esta situación. 3. Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá una leyenda en la base de datos que indique "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda se mantendrá hasta que se resuelva el reclamo. 4. El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción. En caso de no poder atenderlo en este plazo, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles después del vencimiento del primer término. Reglas Especiales para el Ejercicio de Derechos: La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe presentarse a través de los medios habilitados por LEASEIN SAS, indicados en el aviso de privacidad y en este documento. Debe contener la siguiente información mínima: 1. Nombre, domicilio del titular y medio de contacto. 2. Documentos que acrediten la identidad o representación del solicitante. 3. Descripción clara y precisa de los datos personales sobre los cuales se busca ejercer algún derecho. 4. Otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales. LEASEIN SAS tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del titular, la información que sea incompleta o inexacta, de acuerdo con los procedimientos y términos establecidos. Además, tiene la libertad de implementar mecanismos que faciliten el ejercicio de este derecho. Supresión de Datos: El titular tiene el derecho, en cualquier momento, de solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando considere que no se están tratando conforme a los principios, deberes y obligaciones de la Ley 1581 de 2012. También puede solicitar la supresión cuando los datos hayan dejado de ser necesarios, hayan superado el periodo necesario para el cumplimiento de sus fines, o cuando el titular retire la autorización otorgada. Es importante señalar que la cancelación de datos no es absoluta, y el responsable puede negar en ciertos casos, como cuando exista un deber legal o contractual de retener la información, cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, o cuando la información sea necesaria para proteger intereses jurídicos, realizar acciones de interés público o cumplir con obligaciones legalmente adquiridas. En caso de proceder la cancelación, LEASEIN SAS realizará la supresión operativa para evitar la recuperación de la información, considerando también las obligaciones legales que requieran la retención de ciertos datos en registros históricos.
VI. REVOCATORIA Y/O SUPRESIÓN DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales tienen el derecho de revocar la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento respecto a sus datos personales en cualquier momento. Este proceso se puede llevar a cabo mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con el procedimiento establecido en la Ley 1581 de 2012 u otras normativas que la complementen, modifiquen o deroguen. Es fundamental señalar que la solicitud de supresión de información y la revocatoria de la autorización no serán aplicables en aquellos casos en los que los clientes, proveedores y empleados de LEASEIN SAS tengan un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Es relevante destacar que la revocación puede solicitarse en relación con la totalidad o parte de los datos comprendidos en la autorización otorgada según el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información – Aviso de Privacidad. No obstante, no se aplicará a los datos regulados bajo la Ley 1266 de 2008 o cualquier otra normativa que la complemente, modifique o derogue. Asimismo, la revocación no procederá en casos en los que el asociado o proveedor tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
VII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país, es imperativo contar con la autorización del titular de la información sujeta a transferencia. A menos que la ley establezca lo contrario, obtener esta autorización es un requisito esencial para llevar a cabo la circulación internacional de datos. En este contexto, aquellos sujetos obligados a cumplir con esta política deben asegurarse de tener la autorización previa, expresa e inequívoca del titular antes de transmitir sus datos personales a otro país. Es importante señalar que la transferencia de datos personales se realiza exclusivamente a terceros con los cuales LEASEIN SAS tiene un vínculo contractual, comercial y/o legal. En otras palabras, la transmisión de datos personales a nivel internacional se lleva a cabo únicamente con aquellos socios o entidades con los que exista una relación formal y legal establecida por contrato o acuerdo comercial. Este enfoque garantiza el cumplimiento de las normativas de protección de datos y la seguridad en la transferencia de información sensible a nivel internacional.
VIII. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
El visitante, cliente, proveedor y empleado de LEASEIN SAS acepta el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con los términos establecidos en el presente documento. LEASEIN SAS
IX. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos que contengan información personal tendrán una vigencia equivalente al tiempo durante el cual se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez que se hayan cumplido dichas finalidades y, siempre y cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información, los datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
X. RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS
De acuerdo al artículo 23 decreto 1377 del 2013, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 181 del 2012 y el presente decreto. La función del oficial de protección de datos o el área encargada de protección de datos en la organización es de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía. El oficial de protección de datos tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente. El área designada en LEASEIN SAS es: GERENCIA ADMINISTRATIVA
XI. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
De conformidad con el Artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, LEASEIN SAS ha registrado sus bases de datos, junto con esta política de tratamiento de Datos Personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.